事務員をしていると、仕事が雪崩のように押し寄せてくることもあれば手待ち時間が発生することもありますよね…
この手待ち時間、どのようにしたら有効活用できるでしょうか？
空いた時間に
私は空いた時間に資料作成をしています。
例えば…
既存のExcelファイルのブラッシュアップ
Excelで作ってある資料の雛形があるんですが、日頃の使用していると「もっとこの辺が工夫してあればいいのに」と思うことはありませんか？
日頃から、特に忙しい期間に積もり積もったExcelへの不満…
手待ち時間に発散しましょう。
手待ち時間にExcelファイルをブラッシュアップしておくことで、来るべき忙しい期間の仕事を少しでも効率化することができますね。
かゆいところに手が届く資料
また、事務の仕事の範囲を少し超えて、営業さんたちが「こんな資料があったらいいな」と思っていそうな資料も作成しておくとアピールになります。
私の場合は、最近だと、お客様アンケートや、会社案内図などを作成しました。
お客様アンケートは納品（引渡）後にお客様に書いてもらって、会社のホームページなどで公開できますね。
会社案内図は会社の連絡先、略地図などを載せたもので、来社予定のお客様や取引先にお渡しすることができますね。
資料の作成にあると便利なもの
簡単な資料であればPowerPointがあれば作れます。
しかし、オシャレなデザインで作ろうと思うとなかなか難しいところですよね。
そこでおすすめなのがCanvaというWEBサービスです。
たくさんのおしゃれなテンプレートや画像などの素材が使えます。
使用感はPowerPointに似ているので、事務員さんなら直感的に使えると思います。
Canvaと同様のサービスにAdobe Expressというものもあります。
私は最初はCanvaを使っていたのですが、今はAdobe Expressに乗り換えました。
個人的にAdobe Creative Cloudを契約したからという理由です。
どちらのサービスも無料プランがあるのでぜひ使ってみてください。
終わりに
みなさん、手待ち時間を有効活用して、デキる事務員を目指しましょう。
