事務仕事をしていると毎日のように営業電話がかかってきますよね…
とにかくしつこいし、紛らわしかったりもしますね。
かと言ってビジネスチャンスを逃してしまうわけにもいきません。
私が営業電話に対応する時のパターンをメモしてみました。
社長宛の営業電話
営業マン：「◯◯会社の××と申します。△△社長はお手隙でしょうか？」
こういう電話、よくありますよね。
私はたいてい次のように対応しています。
事務員：「あいにく△△は外出中でございます。お電話があったことは伝えさせていただきます。」
営業マン：「ご丁寧にありがとうございます。改めます。」
そして、後日改めてかかってきた時にはこう言います。
事務員：「先日お電話があったことを伝えたのですが、お断りするように言付かっております。」
これで断れますね。
社長と名刺交換やメールのやり取りなどをしている業者さんなら、携帯番号を知っているので、そちらにかける流れになるのが普通です。
代表番号にばかりかけてくる営業電話は単なる飛び込み営業の可能性が高いですから、気兼ねなく断りましょう。
責任者または担当者宛の営業電話
営業マン：「弊社は◯◯のサービスを提供しておりまして、◯◯の責任者様もしくは担当者様はお手隙でしょうか？」
こういう電話もありますね。何の会社なのかわかりやすいのは若干好印象です。
明らかに必要ないサービスの場合など、断る時はこうしています。
事務員：「担当者は私です。手が足りているので今のところ検討していません。すみませんが…」
電話に対応するのは事務員の担当業務ですし、少しでも◯◯の業務に携わっていれば嘘ではありませんね。
相手を指定しない営業電話
営業マン：「弊社は◯◯のサービスを提供しておりまして、既にお付き合いのある業者様もあろうかとは思いますが、まずはお気軽に相見積もりだけでも依頼していただければと思っています。近日お近くまで出向く予定がございますので、お伺いさせていただいて資料をお渡しできればと思うのですが…」
何の会社かもわかりやすいですし、相手を指定されていないということは事務員でも自分で対応できるということです！
事務員：「◯日であれば社内におりますので、資料をいただくくらいならいいですよ。」
終わりに
いろいろなパターンの営業電話がありますが、しつこく、あるいは強引にアポを取ろうとするタイプは上席に取り次いでもいいことはありません。
営業電話を断るのも事務員の仕事のうちですね！
